Destek Hizmetleri Birimi
Görev Tanımı Formu

Üst Birim

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Birim

Destek Hzimetleri Müdürlüğü 

Alt Birim

Destek Hizmetleri Birimi

  1. Genel yazışmalarla ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi (EBYS)
  2. Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kuruluna Eğitim-Öğretim ve Dış İlişkiler Kurum Koordinatörlüğü üzerinden sunulacak tekliflerin yazışmasının yapılması, alınan kararların ilgili birimlere gönderilmesi
  3. Öğrenci kontenjanlarının belirlenmesine yönelik gerekli yazışmaların yapılması ve kontenjanların sisteme girilmesi
  4. Öğrenci kimliklerinin ilk basımının takip edilmesi, zayi kimliklerin basımının sağlanması
  5. ÖİBS işlemleri
  6. Dosyalama ve arşivleme işleri
  7. Kurum içi ve kurum dışı bilgilendirme ve yönlendirme işleri
  8. Elden ve posta ile gelen evrakın kaydedilmesi
  9. Elden, posta veya EBYS üzerinden gelen evrakların ilgili birimlere dağıtılması; bazı evrakları havale edilmek üzere Daire Başkanına sevk edilmesi
  10. Posta veya EBYS üzerinden gidecek evraklarla ilgili sürecin yürütülmesi
  11. Yanlış gelen evrakların Rektörlük Genel Evrak Birimine veya ilgili birime iade edilmesi
  12. Evrakların postalaması, icabı halinde fiziki tesliminin yapılması, posta, iç ve dış zimmet defterlerinin tutulması
  13. Evrakların “Standart Dosya Planı” genelge dosya esaslarına göre dosyalanması, dosyaların tasnif edilmesi ve arşivlenmesi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi    
  14. EBYS Koordinatörlüğüyle eşgüdüm halinde yapılması gereken iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi
  15. Fiziki olarak gelen dilekçe, yazı, alındı kâğıdı ve iade evraklarının ilgililerine dağıtılması
  16. Bilgilendirme ve yönlendirme yapılması
  17. 17- Arşivin, fiziki güvenliğinin teminini ve kayıtların arşiv standartlarına uygun şeklide tutulmasını sağlayarak arşive müracaatı gerektiren her türlü iş ve işlemin yerine getirilmesi
  18. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının telefonlarının cevaplanması: bilgilendirme, yönlendirme ve hat aktarımı
  19. Amirin görüşme ve randevularının takibi
  20. Daire Başkanının imzaladığı evrakların kaşelenmesi ve birimlere dağıtılması
  21. Evrakların fakslanması
  22. Personelin almış olduğu yıllık izinlerin ve raporların çizelge halinde saklanması
  23. EBYS üzerinden yapılan işler
  24. İdari işlerin organizasyonu
  25. Kurumiçi bilgilendirme
  26. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı duyurularının internet sayfasından yayınlanması
  27. Kurumiçi evrak ulaştırma hizmeti
  28. Başkanlığın temizlik ve havalandırma işlerinin yapılması
  29. Başkanlığa ait bakım-onarım işleri
  30. Daire Başkanlığı tarafından verilecek diğer görevlerin yerine getirilmesi