Destek Hizmetleri Müdürlüğü
 Görev Tanımı Formu

Üst Birim

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Birim

Destek Hzimetleri Müdürlüğü 

  1. Elden ve posta ile gelen evrakın kaydedilmesi
  2. Elden, posta veya EBYS üzerinden gelen evrakların ilgili birimlere dağıtılması; bazı evrakları havale edilmek üzere Daire Başkanına sevk edilmesi
  3. Posta veya EBYS üzerinden gidecek evraklarla ilgili sürecin yürütülmesi
  4. Yanlış gelen evrakların Rektörlük Genel Evrak Birimine veya ilgili birime iade edilmesi
  5. Evrakların postalaması, icabı halinde fiziki tesliminin yapılması, posta, iç ve dış zimmet defterlerinin tutulması
  6. Evrakların “Standart Dosya Planı” genelge dosya esaslarına göre dosyalanması, dosyaların tasnif edilmesi ve arşivlenmesi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi    
  7. EBYS Koordinatörlüğüyle eşgüdüm halinde yapılması gereken iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi
  8. Fiziki olarak gelen dilekçe, yazı, alındı kâğıdı ve iade evraklarının ilgililerine dağıtılması
  9. Bilgilendirme ve yönlendirme yapılması
  10. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının telefonlarının cevaplanması: bilgilendirme, yönlendirme ve hat aktarımı
  11. Amirin görüşme ve randevularının takibi
  12. Daire Başkanının imzaladığı evrakların kaşelenmesi ve birimlere dağıtılması
  13. Evrak fakslama
  14. Personelin almış olduğu yıllık izinlerin ve raporların çizelge halinde saklanması
  15. EBYS üzerinden yapılan işler
  16. İdari işlerin organizasyonu
  17. Kurumiçi bilgilendirme
  18. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı duyurularının internet sayfasından yayınlanması
  19. Kurumiçi evrak ulaştırma hizmeti
  20. Başkanlığın temizlik ve havalandırma işlerinin yapılması
  21. Başkanlığa ait bakım-onarım işleri
  22. Genel yazışmalarla ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi (EBYS)
  23. Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kuruluna Avrupa Kredi Transfer Ofisi üzerinden sunulacak tekliflerin yazışmasının yapılması, alınan kararların ilgili birimlere gönderilmesi
  24. Öğrenci Kontenjanlarının belirlenmesine yönelik gerekli yazışmaların yapılması ve kontenjanların sisteme girilmesi
  25. Öğrenci kimliklerinin ilk basımının takip edilmesi, zayi kimliklerin basımının sağlanması
  26. ÖİBS işlemleri
  27. Dosyalama ve arşivleme işleri
  28. Kurum içi ve kurum dışı bilgilendirme ve yönlendirme işleri
  29. Başkanlığın muhasebe ve satın alma işlemlerinin yürütülmesi
  30. Personelin maaş ve özlük işlerinin yürütülmesi (emeklilik, yolluk, terfi, vekâlet, SGK keseneği, aile yardımı, ölüm, doğum ve sağlık raporları)
  31. Taşınır kayıt, giriş ve çıkışlar iş ve işlemlerinin yapılması
  32. Ambar için malzeme teslim alınması ve ambardan malzeme teslim edilmesi
  33. Demirbaşların zimmetlenmesi
  34. Mezun kartlarının basımının yaptırılması