ÖİDB Hakkında

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, Gazili olmanın ayrıcalığını etkileşimli olduğu tüm birimlere hissettirmek, GAZİ‘ye yaraşır bir hizmet sunmak, ilişkilerinde güler yüzlü ve samimi davranmak, hizmet verdikleri öğrenci, akademik ve idari personel ile veli grubuna, doğru ve eksiksiz ve güvenilir bilgiyi akademik takvime bağlı olarak zamanında iletmek ve öğrenciyi gereksinimleri doğrultusunda doğru birimlere yönlendirmek ilkesiyle yeniden yapılandırılmıştır. Toplam Personel Sayısı (52) olup,1 Daire Başkanı, 2 Şube Müdürü, 3 Şef, 2 Programcı, 3 Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, 6 Bilgisayar İşletmeni, 27 memur, 7 Daktilograf ve 1 Hizmetli bulunmaktadır.

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, öğrencilere ait her notun kütük defteri olarak adlandırdığımız defterlere işlendiği, mezuniyet ve diğer belgeler için kişi ve kurumların günlerce bekletildiği bir yapıdan modern ve iletişim çağının getirdiği yenilikleri kullanan bir birim haline gelmiştir.

Merkezi Öğrenci İşleri Birimi

Merkezi öğrenci işleri birimimizin açılışı 13 Şubat 2002' de yapılmıştır. 2013-2014 eğitim öğretim yılı itibariyle yaklaşık 80.000 öğrencinin işlemi Merkezi Sistemden takip edilmektedir.

Başkanlığımızın idari yapısı

Başkanlığımız bünyesinde her fakülte /yüksekokul için bir oda tahsis edilmiş ve bu odalara Compact Arşiv dolapları yerleştirilmiştir.Öğrencilerimize idari danışmanlık ve diğer sunduğumuz işlemlerde yardımcı olmak üzere fakültelerimiz/yüksekokullarımız öğrenci sayıları dikkate alınarak Fakülte idari danışmanları görevlendirilmiştir.

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının Akademik yıl boyunca yürüttüğü çalışmalar

Eylül ayında üniversiteyi yeni kazanan öğrencilerin ve yetenek sınavı sonucunda başarılı olan öğrencilerin kayıtları ile birlikte akademik yıla başlanır. Arkasından eski öğrencilerimizin kayıt yenilemeleri yapılır. Kayıtlar biter bitmez bu kez öğrencilerin not ortalamalarına ilişkin hesap işlemleri ve dönem sonunda hangi öğrencilerin mezuniyete aday olduklarının tespit edilmesi çalışmaları başlar, mezuniyet işlemleri ile dönem bitirilir. Şubat ayında bahar dönemine aynı işlemlerle başlanır, "Diploma Töreni" ile akademik yıl bitirilir. Yaz aylarında 'Yaz Okulu' işlemleri sürer, yatay geçiş, yetenek sınavı organizasyonu ve yeni gelecek öğrenciler için hazırlıklar yapılır. Periyodik olarak aynı süreç yeni bir akademik yıl için yeniden başlar.

Yaz aylarında yapılan Ön kayıt ve Özel Yetenek Sınavlarına yaklaşık 6000 başvuru yapılmaktadır. Öğrenci Seçimleri Beden Eğitimi ve Spor Bölümleri için en son teknoloji kullanılarak, tüm adayların sınava katılan adayların başarı durumunu görebilecekleri şekilde yapılmaktadır. Resim, Müzik ve diğer dallardaki sınavlarda 5 ayrı jüri tarafından sınavlar değerlendirilmektedir.

Yukarıda ana hatlarıyla belirtilen ve başkanlığımızda yapılan işleri ayrıntılı olarak başlıklar halinde aşağıdaki şekilde belirleyebiliriz.

•  2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu' nun 31, 40/a ve 40/c maddeleri gereğince ders görevlendirmeleri konusunda ilgili kurumlardan görevlendirme konusunda görüş alınması ve gelecek görüşler sonucu görevlendirme yazılarının hazırlanarak Makama arz edilmesi.

•  ÖSYM tarafından yapılacak sınav ve değerlendirme sonucunda Üniversitemiz Yükseköğretim Kurumlarını kazanan öğrencilerin kayıt kabul işlemlerinin yürütülmesi.

•  Öğrencilere gerekli belgelerin verilmesi

•  Üniversitemiz Yükseköğretim Kurumlarından mezun olan öğrencilerin diplomalarının ihtiyaca göre basımını (İd.Mali İşl.D.Bşk.lığı aracılığı ile) ve dağıtımının yapılması, Üniversitemiz Yükseköğretim Kurumları tarafından doldurularak gelen diplomaların imzalanmasını sağlamak amacıyla Makama arz ederek, ilgili yere tutanak karşılığı tesliminin sağlanması.

•  Özel Yetenek Sınavı ile Beden Eğitimi, Resim, Grafik, Seramik, Geleneksel Türk El Sanatları ve Müzik programlarına girmek isteyen adayların Özel Yetenek Sınavlarına müracaatları sırasında gerekli işlerin yapılması, müracaatlarının kabulü ve yapılacak özel yetenek sınavında verilecek görevlerin yapılması.

•  Üniversitemize yapılacak Yatay Geçiş müracaatlarının kabul edilmesi ve yapılan müracaatların yeniden değerlendirmesinin yapılarak listeler halinde Makama arz edilmesi.

•  ÖSYM tarafından yapılacak ALES (Akademik Lisansüstü Eğitim Sınavı), YDS (Yabancı Dil Sınavı) ve YLS (Yüksek Lisans Sınavı) müracaatlarının kabul edilmesi ve ilgili yerlere tesliminin yapılması.

•  Her yıl yapılması gereken Üniversitemiz Öğrenci Konseyi Başkanı ve Başkan Yardımcısı Seçiminin gerçekleştirilmesi.

•  M.E.B., Emniyet Gn.Md.'lüğü., Valilik, Askeri Mahkemeler, Ask.Şb.'leri, İcra Daireleri, Y.Ö.K.Başkanlığı, v.b. yerlerden gelen tüm öğrenciler ile ilgili (Türk Cumhuriyetleri ile Türk ve Akraba Topluluklarından gelen öğrenciler dahil) yazışmaların takibinin yapılması.

•  Akademik Takvim, Ders Programları,Yatay-Dikey Geçiş Kontenjanları,Yaz Okulu teklifleri,Yönetmelik – Yönerge değişiklikleri, Öğrenci Birim Temsilcisi Seçimleri, Üniversitemize alınacak öğrenci kontenjanları, yeniden yapılandırılan Eğitim Fakültelerinin açmayı düşündükleri Sertifika Programları, Anabilim Dalı-Bölüm-Yüksekokul-Fakülte açılması ve programlara öğrenci alınması, Master-Doktora Programları açılması, Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı açılması, Programlara alınacak öğrenciler için Puan Türünün değiştirilmesi ve özel şartların konulması,v.b. konularında alınması gereken kararlar için, (Üniversitemiz Yönetim Kurulu ve Senato'su tarafından) evrakların hazırlığı ve bu konularda alınan kararların ilgili yerlerle yazışmalarının yapılması.

•  Öğrenci sayılarına ilişkin (Kız-Erkek, Mezun ve Toplam bazda, Türk-Yabancı öğrencilerin) istatistiki bilgilerinin toplanması.

•  Disiplin Cezalarının takibinin yapılarak istatistiki bilgilerinin toplanması ve ceza alan öğrencilerin bilgi formlarının ilgili yerlere gönderilmesi (Kredi Yurtlar Kurumu, Yükseköğretim Kurulu,Yükseköğretim Kurumları, Emniyet Makamları,Askerlik Şubeleri ile Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı'na bildirilmesi)

•  Kayıt Kabul, Kimlik yapımı ve Mezuniyet Törenlerinde basımı gereken (Dosya, Dekont, Form, Optik Form, v.b.) belgelerin basımının ve dağıtımının sağlanması.

•  Üniversitemiz Rektörlüğünce düzenlenecek Mezuniyet Töreninde dağıtımı yapılacak katılım belgeleri ile alınması gereken düzenin sağlanması konularında verilecek görevlerin yapılması.

•  Öğrencilerden gelecek dilekçelerin değerlendirilmesi ve/veya gerekli yazışmalarının yapılması.

•  Üniversitemize yeni kayıt olacak öğrencilerin Kimlik Belgelerinin basımı ve dağıtımının sağlanması, ayrıca önceki yıllarda mevcut bulunan öğrencilere ait kimliklerin bandrollerinin yapım ve dağıtımının sağlanması

•  Üst Makamlar tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.


  Otomasyon Projesi

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı'nda Otomasyon projesi çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan ve sunulan yeni programlar kullanılmaktadır.nitekim merkezi öğrenci işleri uygulamasına geçilen 2000 yılında; bu otomasyon programı, Ege üniversitesine bağlı unipa aş. satın alınan programla yürütülmüştür.Daha sonra Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından kurulan programcı grubuyla otomasyon programı yeniden yazılmıştır. Mevcut programların eksikliklerinin tamamlanmasına çalışılmakta ve halihazırda elde yapılan bazı işlemlerin de otomasyon kapsamına alınması için çalışmalar devam etmektedir. Programların etkin bir biçimde kullanılmalarını sağlamak üzere, elemanlarımız program dahilinde eğitim görmektedirler. Bu proje kapsamında eskiden yazışmalar yolu ile yapılan pek çok iş artık tarafından bilgisayar ortamında yapılmaktadır. Böylece birimler arasında evrak alışverişi azalmıştır. Proje içinde genel amaç, daha az zamanda, daha az iş gücüyle işlemlerin yürütülmesi ve gittikçe insan hatasına yer vermemek üzere işlemlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamaktır. Otomasyon çalışmalarının hızla tamamlanması hedeflenmiştir. Programların, değişen yönetmelikler çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon çerçevesinde güçlenmesi için çalışmalarımız sürmektedir.

Öncelikli görevlerimizden biri de, ilgili birimlere (öğrenci/akademik ve idari personel/veli) güncel akademik konularda bilgi aktarımı sağlamaktır. İlgili birimlere güncel, akademik konularda bilgiyi detaylı ve zamanında vermenin önemli olduğuna inanıyoruz. Bu amaçla WEB sayfalarımızı oluşturduk. Öğrenci İşleri ile ilgili her türlü konuyu sayfalarımıza detaylı bir şekilde koyuyoruz. Böylece ilgili tüm birimler, istedikleri anda bu bilgilere ulaşabilmelerini sağlıyoruz. Bu yeni uygulamalar üniversitemizde ilk defa yapıldığı için başlangıçta sorunlarla karşılaşılmış fakat ders öğretim elemanlarımızın ve öğrencilerimizin bu yenilikleri kısa sürede benimsemeleri sayesinde bu sorunlar da giderilmiştir.

Web üzerinde sürdürülmekte olan “Öğrenci Bilgi Sistemi” 4 Mart 20003 tarihi itibari ile cep telefonları üzerine taşınmıştır.

Yeni yönetmelik ve Bağıl Değerlendirme Sistemi

Üniversitemizde eğitim ve öğretimin Her geçen gün daha çağdaş normlara oturtulması, kalite ve verimliliğin yükseltilmesi için çalışmalar devam etmektedir. Bu amaç doğrultusunda yenilenen eğitim öğretim ve sınav yönetmeliğimiz !5 kasım 2001 tarihinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.Yönetmeliğin yayınlanması ile birlikte, yeni yönetmelik ve öğrencilere verilecek Başarı Harf notu tespiti , internet üzerinden not girişi , internet üzerinden ders alma ve Bölüm Başkanlıkları tarafından ders ve sube açma ile ilgili olarak öğretim elemanlarımız ,bölüm başkanlarımız ve öğrencilerimiz için interaktif olarak örneklemelerle bilgilendirme toplantıları düzenlenmiştir.Yeni Yayınlanan yönetmeliğimiz bir bütün olarak eğitim ve öğretime katkıda bulunmak üzere tasarlanmıştır Yönetmeliği bir sistem bütünlüğü olarak düşünmek gereklidir. Bu sistemin en önemli parçası ise Not verme Esaslarını belirleyen Bağıl Değerlendirme Sistemidir.

Bağıl değerlendirme sistemi (BDS) Öğrencilerin Başarısını ölçen Bir sistem Değil ,Öğretim elemanı tarafından Başarısı ölçülen bir öğrenci grubunun kendi içerisinde değerlendirilmesine olanak veren bir sistemdir.Bağıl değerlendirme sistemi ülkemizde pek Yüksek öğretim kurumunda bir takım farklılıklarla uygulanmaktadır.

Yukarıda da ifade etmeye çalıştığımız gibi ,Bağıl değerlendirme Sistemi Bir Başarı ölçme sistemi değil ,ölçme sonucunda elde edilen notları değerlendirmede kullanılan bir yöntemdir. Ölçme ise Bir öğretim elemanı tarafından yapılan öğretim etkinliği sonucunda uygulanan sınavlarda ,öğrencilerin kendilerine yöneltilen soruları hangi oranda doğru cevapladıklarını oransal olarak tespit etme işidir. Bu iş sadece dersi veren öğretim elemanı tarafından yapılır.Bağıl Değerlendirme Sistemi , öğretim elemanı tarafından belirlenen notlara göre öğrencilerin sınıf içinde hangi konumda olduklarını belirlemeye yardımcı olan bir sistemdir.

Bağıl Değerlendirme Sisteminde bir öğrencinin başarısı ,o öğrencinin içinde bulunduğu sınıftaki diğer öğrencilerin başarı düzeylerine göre değerlendirilmektedir. Sistemde bu işlem,özel istatistiksel yöntemler kullanılarak yapılmaktadır.Bu yöntemin temel amacı ,Belirli bir dersi alan öğrencilerin o dersin sınavında gösterdikleri başarıyı ,mutlak (ağırlıklı) notlara göre değil ;o dersi alan grup içinde gösterdikleri performansa göre değerlendirmektir.

Burada performanstan kasıt, bir öğrencinin sınıfında hangi konumda olduğudur.Bir öğrencinin sınıfındaki konumunu belirlemenin en iyi yolu ,o öğrencinin sınıf ortalamasının ne kadar altında veya üstünde bir yerde olduğunun tespitidir. Öğrencinin ortalamaya göre uzaklığını saptamada , o sınıftaki notların standart sapması kullanılmaktadır.

Bağıl değerlendirme Sisteminin Getirdiği yenilikler Nelerdir?

Bağıl değerlendirme sistemi gerek öğrenciler, gerek öğretim elemanları ve gerekse idari/Yönetim işlemleri açısından pek çok yenilikler getirmektedir. Bu yeniliklerin temel amacı ,Üniversitemizin yeniden yapılanma çalışmaları kapsamında eğitim ve öğretimin modernleştirilmesi, eğitimde bilgilerin sürekli güncel tutulması, öğrencilerin öğrenimleri boyunca kendilerini bilimsel bir atmosferde hissetmeleri, hocaları ile daha iyi bir diyalog ,içine girmeleri ve böylece daha etkin araştırma ve bilim üretilmesi için gerekli alt yapıyı sağlamaya yardımcı olmaktır.

Sistem sadece öğrencilerin notlarının daha adil değerlendirilmesini sağlamakla kalmamakta ayrıca derslerde kullanılan öğretim ve sınav teknikleri ile içeriklerinde önemli değişikliklere gidilmesine de neden olabilmektedir.Sistem ideal de öğretim elemanlarının derslerinin içeriklerini ,işleme biçimini,ölçme tarzlarını ve yöntemlerini eleştirel bir şekilde gözden geçirmelerini ve yenilemelerini gerektirmektedir.

Notların ulusal ve uluslar arası ölçekte evrensel nitelikte olması,gerek diğer üniversitelerde yüksek lisans yapmalarında ,gerekse burs başvurularında öğrencilere büyük avantaj sağlar . Buda onların hak etmedikleri halde başarılarının gerçekte olduğundan daha düşük gibi görünmesini engeller

Sistem ders öğretim üyelerinin ders içerikleri ve sunum yöntemlerini geliştirme çabası içine girmesini sağlar . Bu ise gerek içerik gerekse ilgi çekicilik açısından ders kalitesinin artmasını sağlar

İyi öğrencilerin ödüllendirilmesi ve notların adaletli olması,öğrencileri motive eder, sisteme güvenmelerini ve daha üretici olmalarını sağlar.

Sistemin hedeflerinden biri ise Üniversitemiz çapında İstatistik temele dayalı bir “Standardizasyonunun“ sağlanmasıdır Böylesi bir standardizasyon yakın gelecekte akreditasyon konusunda önemli bir kriter olacaktır.

 

Bağıl Değerlendirme Sisteminde Ölçmenin Sağlıklı Olabilmesi İçin nelere dikkat edilmelidir.

Ölçmenin kalitesi yada gücü ,sınav tabi tutulan öğrencilerin düzeylerini ne ölçüde iyi belirlendiğine bağlıdır.Bunu sağlamak için öğretim üyelerinin sınav sorularını hazırlamaları sırasında birkaç önemli noktaya dikkat etmeleri yeterli olacaktır.

•  Not verilen etkinlik sayısı artırılmalıdır.

•  Sınav sorularının Zorluk düzeylerinin dengelenmesi

•  Sınavlarda kullanılacak soru sayısının ve sınav türünün belirlenmesi

 

Çift Anadal İkinci Lisans ve Yandal Programı

03.03.2003 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak Yürürlüğe giren Gazi Üniversitesi Çift Anadal İkinci Lisans ve Yandal Programı Yönetmeliği ile başarılı öğrencilerimize İkinci bir dalda lisans diploması ya da yandal sertifikası alma imkanı verilmiştir.