Hakkımızda

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı;

  • Gazili olmanın ayrıcalığını etkileşimli olduğu tüm birimlere hissettirmek,
  • GAZİ’ye yaraşır bir hizmet sunmak,
  • İlişkilerinde güler yüzlü ve samimi davranmak,
  • Hizmet verdikleri öğrenci, akademik ve idari personel ile veli grubuna, doğru ve eksiksiz ve güvenilir bilgiyi akademik takvime bağlı olarak zamanında iletmek
  • Öğrenciyi gereksinimleri doğrultusunda doğru birimlere yönlendirmek ilkesiyle yapılandırılmıştır.

 

Merkezi Öğrenci İşleri Birimi

Merkezi öğrenci işleri birimimiz 13 Şubat 2002'de açılmıştır. Her eğitim-öğretim yılı yaklaşık 80.000 öğrencinin işlemi, Merkezi Sistemden takip edilmektedir.

 

Başkanlığımızın idari yapısı

Başkanlığımız bünyesinde tüm fakülte, konservatuvar, yüksekokul ve meslek yüksekokulları için oda tahsis edilmiş ve bu odalara kompakt arşiv dolapları yerleştirilmiştir. Öğrencilerimize, idari danışmanlık ve diğer sunduğumuz işlemlerde yardımcı olmak üzere fakülte, konservatuvar, yüksekokul ve meslek yüksekokul öğrenci sayıları dikkate alınarak idari danışmanlar görevlendirilmiştir.

 

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının akademik yıl boyunca yürüttüğü çalışmalar

Her eylül ayında Üniversiteyi yeni kazanan/ yetenek sınavı sonucunda başarılı olan öğrencilerin kayıt işlemleriyle akademik yıla başlanır. Sonrasında halihazırda kayıtlı bulunan öğrencilerimizin kayıt yenilemeleri yapılır. Kayıt işlemlerinin tamamlanmasından sonra bu kez öğrencilerin not ortalamalarına ilişkin hesap işlemleri ve dönem sonunda hangi öğrencilerin mezuniyete aday olduklarının tespit edilmesi çalışmaları başlar ve mezuniyet işlemleri ile yarıyıl tamamlanır. Her şubat ayında bahar yarıyılı için aynı işlemler tekrarlanır ve "Diploma Töreni" ile akademik yıl bitirilir. Yaz aylarında yaz okulu, yatay geçiş işlemleri ile yetenek sınavı organizasyonu yapılır ve yeni kayıt yaptıracak öğrenciler için hazırlıklar tamamlanır. Periyodik olarak aynı süreçler, her akademik yıl için yeniden başlar.

Yaz aylarında yapılan ön kayıt ve özel yetenek sınavlarına yaklaşık 6000 başvuru yapılmaktadır. Öğrenci seçimleri, Spor Bilimleri Fakültesinin ilgili programları için en son teknoloji kullanılarak, sınava katılan adayların başarı durumunu görebilecekleri şekilde yapılmaktadır. Resim, müzik ve diğer dallardaki sınavlarda beş ayrı jüri tarafından sınavlar değerlendirilmektedir.

Yukarıda ana hatlarıyla belirtilen ve Başkanlığımızca yapılan işleri ayrıntılı olarak başlıklar halinde aşağıdaki şekilde belirleyebiliriz.

•  ÖSYM tarafından yapılacak sınav ve değerlendirme sonucunda Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıt kabul işlemlerinin yürütülmesi,

•  Öğrencilere gerekli belgelerin verilmesi,

•  Üniversitemizden mezun olan öğrencilerin diplomalarının ihtiyaca göre basımının yapılması, Üniversitemiz tarafından doldurulan diplomaların imzalanmasını sağlamak amacıyla Makama arz edilmesi ve ilgili yere tutanak karşılığı teslim edilmesi,

•  Özel Yetenek Sınavı organizasyonu,

•  Üniversitemize yatay geçiş işlemlerinin organizasyonu,

•  Üniversitemiz Öğrenci Konseyi Başkanı ve Başkan Yardımcısı Seçiminin gerçekleştirilmesi,

•  Tüm öğrencilerimizle ilgili Millî Eğitim Bakanlığı, Emniyet Gene Müdürlüğü, Valilik, Askeri Mahkemeler, Askerli Şubeleri, İcra Daireleri, Yükseköğretim Kurulumu Başkanlığı vb. yerlerle yapılan yazışmaların takibi,

•  Akademik takvim, ders programları, yatay-dikey geçiş kontenjanları, yaz okulu teklifleri, yönetmelik – yönerge değişiklikleri, öğrenci birim temsilcisi seçimleri, öğrenci kontenjanları; akademik birim, anabilim dalı, bölüm, program açılması ve bu programlara öğrenci alınması, teklifleri, yabancı dil hazırlık sınıfı açılması, programlara alınacak öğrenciler için puan türünün değiştirilmesi ve özel şartların konulması vb. konularında akademik birimlerden gelen tekliflerin ilgili Komisyonlara sunulması ve Senato kararlarının ilgili akademik birimlere resmî yazıyla bildirilmesi,

•  Öğrenci sayılarına ilişkin istatistikî bilgilerin derlenmesi,

•  Disiplin cezalarının takibinin yapılarak istatistikî bilgilerin toplanması ve ceza alan öğrencilerin bilgi formlarının Kredi Yurtlar Kurumu, Yükseköğretim Kurulu, Yükseköğretim Kurumları, Emniyet Makamları, Askerlik Şubeleri, Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı gibi ilgili birimlere bildirilmesi,

•  Öğrencilerden gelecek dilekçelerin değerlendirilmesi ve/veya gerekli yazışmalarının yapılması.

• Öğrenci kimliklerinin basımı ve dağıtılmak üzere ilgili akademik birimlere dağıtımı ile kimliklerin bandrollerinin yapım ve dağıtımı,

•  Üst makamlar tarafından verilecek diğer görevlerin yapılması.


Otomasyon Projesi

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı'nda Otomasyon projesi çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan ve sunulan yeni programlar kullanılmaktadır. Nitekim merkezi öğrenci işleri uygulamasına geçilen 2000 yılında; bu otomasyon programı, Ege üniversitesine bağlı Unipa A.Ş.’den satın alınan programla yürütülmüştür. Daha sonra Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından kurulan programcı grubuyla otomasyon programı yeniden yazılmıştır. Mevcut programların eksikliklerinin tamamlanmasına çalışılmakta ve hâlihazırda elde yapılan bazı işlemlerin de otomasyon kapsamına alınması için çalışmalar devam etmektedir. Programların etkin bir biçimde kullanılmalarını sağlamak üzere, elemanlarımız program dâhilinde eğitim görmektedirler. Bu proje kapsamında eskiden yazışmalar yolu ile yapılan pek çok iş artık tarafından bilgisayar ortamında yapılmaktadır. Böylece birimler arasında evrak alışverişi azalmıştır. Proje içinde genel amaç, daha az zamanda, daha az iş gücüyle işlemlerin yürütülmesi ve gittikçe insan hatasına yer vermemek üzere işlemlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamaktır. Otomasyon çalışmalarının hızla tamamlanması hedeflenmiştir.

Öncelikli görevlerimizden biri de paydaşlarımıza akademik konularda güncel bilgi aktarımı sağlamaktır. Bu amaçla internet sayfamızda öğrenci işleri ile ilgili her türlü konuyu sayfalarımıza detaylı bir şekilde ekleyerek tüm paydaşlarımıza istedikleri anda bu bilgilere ulaşabilme imkânı sağlamaktayız.